El Reglamento de Organización y Funciones constituye una de las herramientas más importantes para una adecuada gestión administrativa de las entidades del sector público.
El Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC) no escapa a esta coyuntura, por lo que se ve en la necesidad de adecuar su organización a los requerimientos de la modernización del Estado y a los lineamientos para la elaboración y aprobación del Reglamento de Organización y Funciones - ROF por parte de las Entidades de la Administración Pública aprobados mediante Decreto Supremo N° 043-2006-PCM, a fin de cumplir cabalmente su visión, misión y objetivos.
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La estructura de organización diseñada para el RENIEC, ha sido concebida de tal manera que la Alta Dirección se orienta a la formulación de los lineamientos de política, ejerciendo el principio de unidad de dirección; que los órganos administrativos desarrollen funciones de apoyo y asesoramiento de carácter general; y que los órganos de línea sean básicamente ejecutores y especializados en materia registral para organizar y mantener el Registro único de Identificación de las Personas Naturales, atención a los indocumentados e inscribir los hechos y actos relativos a su capacidad y estado civil.
Entre los aspectos más importantes que contiene el nuevo Reglamento de Organización y Funciones, deben mencionarse los siguientes:
1. El RENIEC ha adoptado una organización gerencial a fin de potenciar sus niveles de ejecución y coadyuvar a que la toma de decisiones se realice en forma rápida y eficaz, asegurando el cumplimiento de los objetivos institucionales.
2 .La organización gerencial permitirá contar con una estructura orgánica moderna, ágil, flexible, plana y con cadena de mando corta, que en el caso de RENIEC, es la siguiente:
- Jefatura Nacional.
- Gerencia General.
- Secretaría General.
- Gerencias.
- Sub Gerencias.
- Jefaturas Regionales.
- Jefaturas de Departamento.
3. Al acortarse la cadena de mando, se aplana la estructura orgánica reduciéndose el número de niveles intermedios, lo cual agiliza la toma de decisiones.
4. Se estructuran como órganos del primer nivel organizacional a la Jefatura Nacional, la Gerencia General y la Secretaría General como máxima autoridad administrativa.
5. Los órganos que desarrollan actividades de asesoramiento y apoyo, están representados por la Gerencia de Planificación y Presupuesto, Gerencia de Asesoría Jurídica, Gerencia de Imagen Institucional, Gerencia de Administración, Gerencia de Tecnología de la Información, la Gerencia de Talento Humano y la Escuela Registral - ER.
6. Los órganos operativos o de línea ejecutan las funciones principales del RENIEC y constituyen su razón de ser. Están representados por la Gerencia de Operaciones Registrales, Gerencia de Procesos y Depuración Registral y Gerencia de Certificación y Registro Digital, reforzándose la autoridad y la responsabilidad de dichos órganos.
7. Se otorga coherencia y solidez al Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del RENIEC al asegurarse la previsión de los cargos y plazas en el respectivo Cuadro para Asignación de Personal (CAP), el Presupuesto Analítico de Personal (PAP) y la Escala Remunerativa del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil. Es decir la estructura orgánica establecida en el ROF tiene un respaldo presupuestal en el PAP.
La presente gestión del RENIEC, mediante la aprobación del Reglamento de Organización y Funciones (ROF), propicia la mejora de los niveles de eficiencia, estableciendo claramente las funciones y las responsabilidades de los órganos que conforman la organización, permitiendo de forma eficaz el cumplimiento de los objetivos y misión institucional conforme lo dispone su Ley Orgánica.