Lima 13 de diciembre, 2018.- El Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC) llevó a cabo el III Seminario Internacional de Gestión Documental y Archivos denominado ''Innovación Tecnológica al Servicio de la Ciudadanía'', en el que se presentaron avances y reflexiones sobre la digitalización de los procesos de gestión documental y archivos. El evento se realiza a pocos días del vencimiento del plazo establecido por la legislación vigente para que las entidades públicas adecúen sus sistemas de trámite documentario para el envío automático de documentos electrónicos a través de la Plataforma de Interoperabilidad del Estado Peruano (PIDE), utilizando certificados y firmas digitales.

Juan Merino, Jefe de la Oficina de Administración Documentaria del RENIEC dio a conocer que nuestro actual Modelo de Gestión Documental ha incluido un nuevo actor, el administrado, y un componente adicional: el trámite documentario digital. ''Para el 2019 vamos a tener avances sobre notificaciones electrónicas'', anunció Merino.

El evento contó con el auspicio de importantes empresas y el apoyo de la Secretaría de Gobierno Digital de la Presidencia del Consejo de Ministros (PCM) y del Instituto Nacional de Radio y Televisión del Perú (IRTP). Esta última entidad expuso en el seminario detalles acerca del proyecto de preservación de material audiovisual y fonográfico que están ejecutando.

Como ponentes también intervinieron representantes del Ministerio de Cultura, la Maestría en Gestión de TI de ESAN, el Instituto Nacional de Calidad (INACAL), la empresa Iron Mountain, la Secretaría de Gobierno Digital (SEGDI) y la Asociación Peruana de Archiveros y Gestores de la Información.

Marco legal

Ø  El Modelo de Gestión Documental del Estado Peruano fue aprobado mediante la Resolución Secretarial de Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI, publicada el 9 de agosto de 2017 en El Peruano.

Ø  Dicho Modelo fue diseñado para facilitar el cumplimiento de lo establecido por el Decreto Legislativo Nº 1310.

o   Artículo 8.- Sistemas de Trámite Documentario de las Entidades de la Administración Pública

Las entidades de la Administración Pública deben interconectar sus sistemas de trámite documentario o equivalentes para el envío automático de documentos electrónicos entre dichas entidades a través de la Plataforma de Interoperabilidad del Estado - PIDE administrado por la Presidencia del Consejo de Ministros a través de la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática - ONGEI.

Las entidades del Poder Ejecutivo deben adecuar sus sistemas de trámite documentario o equivalentes para el envío automático de documentos electrónicos con otras entidades, así como dentro de sus áreas, órganos y unidades, hasta el 31 de diciembre de 2018.

Mediante Decreto Supremo refrendado por el Presidente del Consejo de Ministros se establecen los plazos aplicables a las demás entidades de la Administración Pública, y cualquier otra disposición que resulte necesaria para la digitalización e integración de sus sistemas de trámite documentario o equivalentes.

Ø  La Ley de Firmas y Certificados Digitales (N° 27269) y su reglamento otorgan a la firma digital generada dentro de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica (IOFE) la misma validez y eficacia jurídica que una firma manuscrita y, por esa razón, los documentos electrónicos firmados digitalmente deben ser admitidos como prueba en los procesos judiciales y/o procedimientos administrativos.