Lima 8 de noviembre, 2017.- Las instituciones públicas que implementen el Modelo de Gestión Documental del Estado Peruano empezarán a intercambiar documentos electrónicos que tengan plena validez jurídica, con el fin de simplificar la administración pública. El tema es debatido en el II Seminario Internacional de Gestión Documental y Archivos, organizado por el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC) en coordinación con la Secretaría de Gobierno Digital de la Presidencia del Consejo de Ministros (PCM); el Archivo General de la Nación (AGN); el Ministerio de Cultura (MINCUL); el Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento, y el Servicio Nacional de Capacitación para la Industria de la Construcción (SENCICO).

En el evento -inaugurado esta mañana- participan importantes funcionarios nacionales, representantes del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y de empresas especializadas, así como expertos provenientes de España, Chile y Colombia. ''Rumbo al cero papel entre entidades del Estado'' es el nombre del seminario y el objetivo de las entidades que impulsan el Modelo de Gestión Documental del Estado Peruano, modelo que combina herramientas informáticas y buenas prácticas orientadas a agilizar el flujo de documentos internos y externos.

De acuerdo a la legislación vigente, al finalizar el año 2018 todas las entidades del Poder Ejecutivo deben contar con sistemas electrónicos de trámite que permitan un manejo digital de su documentación. El intercambio entre dichas entidades se realizará a través de la Plataforma de Interoperabilidad del Estado Peruano (PIDE), utilizando certificados y firmas digitales.

Marco legal

Ø  El Modelo de Gestión Documental del Estado Peruano fue aprobado mediante la Resolución Secretarial de Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI, publicada el 9 de agosto de 2017 en El Peruano.

Ø  Dicho Modelo fue diseñado para facilitar el cumplimiento de lo establecido por el Decreto Legislativo Nº 1310.

Artículo 8.- Sistemas de Trámite Documentario de las Entidades de la Administración Pública

Las entidades de la Administración Pública deben interconectar sus sistemas de trámite documentario o equivalentes para el envío automático de documentos electrónicos entre dichas entidades a través de la Plataforma de Interoperabilidad del Estado - PIDE administrado por la Presidencia del Consejo de Ministros a través de la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática - ONGEI.

Las entidades del Poder Ejecutivo deben adecuar sus sistemas de trámite documentario o equivalentes para el envío automático de documentos electrónicos con otras entidades, así como dentro de sus áreas, órganos y unidades, hasta el 31 de diciembre de 2018.

Mediante Decreto Supremo refrendado por el Presidente del Consejo de Ministros se establecen los plazos aplicables a las demás entidades de la Administración Pública, y cualquier otra disposición que resulte necesaria para la digitalización e integración de sus sistemas de trámite documentario o equivalentes.

Ø  La Ley de Firmas y Certificados Digitales (N° 27269) y su reglamento otorgan a la firma digital generada dentro de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica (IOFE) la misma validez y eficacia jurídica que una firma manuscrita y, por esa razón, los documentos electrónicos firmados digitalmente deben ser admitidos como prueba en los procesos judiciales y/o procedimientos administrativos.