SECRETARIA GENERAL
La Secretaría General es un órgano de apoyo dependiente de la Jefatura Nacional, encargada de dirigir, organizar y supervisar asuntos de carácter administrativo y operativo así como la administración del sistema de trámite documentario en la sede administrativa y de los Archivos Documentarios de la Institución integrantes del Sistema de Archivo Institucional. Coordina con la Gerencia de Administración la formulación del Plan de Contingencia Institucional para la reserva y custodia registral en caso de eventos de gravedad o situaciones de grave riesgo nacional, local o circunstancial; y ejecuta las acciones que se le deleguen y encomienden.
SUB GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTARIA Y ARCHIVO
Es el órgano encargado de dirigir, normar y ejecutar las actividades archivísticas de la institución, para lo cual se encuentra en permanente coordinación y supervisión de los Archivos de Gestión y Archivos Periféricos de las diversas unidades orgánicas, componentes del Sistema de Archivo Institucional, debiendo realizar las acciones orientadas a la organización, descripción, selección, conservación, servicio de información y custodia del Patrimonio Documental del RENIEC, en coordinación con el Archivo General de la Nación, como parte de sus funciones también administra el sistema de trámite documentario de la sede administrativa de la Entidad.
Servicios Archivísticos
Secretaría General, a través de la Sub Gerencia de Administración Documentaria y Archivo, presta el servicio de consulta o préstamo de documentos custodiados por el Archivo Central, los Archivos Periféricos y los Archivos de Gestión a todas las Unidades Orgánicas de la Institución.
El proceso de administración de archivos se basa en principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los archivos. Es función archivística la gestión de documentos desde su elaboración hasta la eliminación o conservación permanente de acuerdo a su ciclo vital. El procesamiento técnico archivístico de la documentación es realizado por personal especializado, y comprende la clasificación, procesamiento y archivo.
La función de archivo en RENIEC se rige además de documentos de gestión interna, por las disposiciones rectoras del Archivo General de la Nación.
Equipos y Medidas de Seguridad Laboral
El RENIEC cuenta con dos ambientes ubicados en sedes de la ciudad de Lima, uno tiene un área de 140 metros cuadrados y el otro, una de 240 metros cuadrados.
Los ambientes de archivo poseen deshumedecedores de ambiente, detectores de humo, coches metálicos para el traslado de documentación, estanterías fías, sistema de cómputo. Asimismo el personal que trabaja en las instalaciones cuenta con mascarillas de protección, guantes quirúrgicos, mandiles de trabajo y otros elementos de seguridad laboral para el cuidado de su vida y su salud.
Diligenciamiento de la Documentación
El RENIEC cuenta con una moderna infraestructura y Sistema Informático especializado que permite la rápida atención de los ciudadanos debido al eficiente diligenciamiento de la documentación Institucional
